Làm thế nào để làm mọi việc một cách hiệu quả? 4 hạng mục phân loại để thiết lập một phương pháp làm việc nhanh chóng, cải thiện hiệu suất công việc của bạn.|InsHat

Làm thế nào để làm mọi việc một cách hiệu quả? 4 hạng mục phân loại để thiết lập một phương pháp làm việc nhanh chóng, cải thiện hiệu suất công việc của bạn.

2982 InsHat

Hầu hết mọi người không thể nắm bắt được nhịp điệu của công việc, hôm nay tôi sẽ chia sẻ với bạn bốn phương pháp và thiết lập để giúp bạn làm việc hiệu quả và nhanh chóng, để bạn có một cuộc sống cân bằng và công việc, vừa thoải mái vừa làm việc thật tốt.

Bạn luôn luôn cảm thấy rằng, đồng nghiệp của bạn thì luôn có thể hoàn thành công việc thật tốt mà vẫn tiết kiệm thời gian, nhưng bạn thì lại không? Bạn làm việc chăm chỉ và hoàn thành mọi việc rất nghiêm túc thế nhưng kết quả công việc lại không thật sự tốt như bạn vẫn mong đợi? Những nhiệm vụ sắp đến được giao cho bạn, nhưng bạn lại không biết bạn sẽ thực hiện nó như thế nào. Bản thân tôi là một nhà điều hành doanh nghiệp cùng một lúc phải thực hiện rất nhiều việc, đồng thời tôi cũng phải gặp gỡ, theo dõi phản hồi của khách hàng và hướng dẫn đội ngũ nhân viên của mình cùng một lúc. Trên kinh nghiệm thực tế của bản thân, tôi đã dựa vào bốn khái niệm cơ bản bên dưới để thúc đẩy suy nghĩ và lập kế hoạch cho chính mình. Lý do thường thấy mà  hầu hết tất cảmọi người không thể đạt được hiệu quả trong công việc thường có hai tình huống  như sau: 

Người chỉ thích lập kế hoạch: Lên kế hoạch sơ bộ từ rất lâu trước đó, bản kế hoạch rất chi tiết và cẩn thận,  khảo sát giai đoạn đầu, nhưng lại cảm thấy rằng bản thân không thể hoàn thành nó, hoặc đến khi thực hiện, mới nhận ra rằng thực tế khác xa với kế hoạch.  Vậy là kế hoạch trước đó trở nên vô nghĩa, làm giữa chừng thì nóng lòng muốn sửa và làm lại. 

Những người không có thói quen thiết lập kế hoạch: Trong đầu có ý tưởng và định hướng hành động, thực hiện trước và không có kế hoạch cụ thể, sau khi thực hiện thì thấy rằng việc sửa chữa những lỗi sai phải mất rất nhiều thời gian và chi phí.

Hai trường hợp ở trên là hai sai lầm phổ biến nhất thường xảy ra với mọi người, hầu hết chương trình giáo dục hiện nay sẽ dạy bạn cách làm thứ nhất, nhưng nếu bạn bắt đầu làm việc từ sớm thì bạn sẽ được học điều thứ hai, vì xã hội hiện thực thiên về hành động hơn lý thuyết. Nhưng trên thực tế thì cả hai đều không hề hiệu quả, phương pháp thực sự hiệu quả là tình huống thứ 3, đây cũng là phương pháp hiệu quả nhất và nhanh nhất mà hôm nay tôi muốn chia sẻ cùng các bạn.

1. Bắt đầu đầu từ một kết thúc

Bước đầu khiến cho bạn không hề thấy dễ dàng khi thực hiện công việc chính là không biết cách giải quyết tháo gỡ vấn đề như thế nào và không thể phác thảo bức tranh toàn cảnh của công việc phải làm, tức là bạn không biết sẽ phải bắt đầu thực hiện công việc từ đâu và làm nó như thế nào. Những người lập kế hoạch được đề cập ở  nội dung phía  trên mắc phải khá nhiều lỗi, bởi vì lười biếng, nên đã không thực hiện việc phương pháp “bắt đầu từ kết thúc” và “xác nhận bản chất của công việc” dẫn đến việc đa số tất cả thường bị mắc kẹt ở vấn đề này khá lâu.

Điều đầu tiên sau khi nhận một nhiệm vụ công việc là cần phải xác nhận mục tiêu của nhiệm vụ, sau đó quay lại thiết lập kế hoạch và mục tiêu của từng giai đoạn, cuối cùng bạn sẽ biết phải làm gì trong mỗi giai đoạn. Nhưng nếu bạn vẫn không biết bắt đầu từ đâu, không thể quay trở lại để đặt mục tiêu, bạn có thể hỏi người giám sát của mình và bắt đầu thực hành từ đó. Phương pháp thực hiện này rất quan trọng. Tôi đã thấy rõ rệt sự khác biệt vô cùng lớn giữa hiệu quả cao và thấp, đó chính là việc thực hiện phương pháp “Bắt đầu từ kết thúc” giai đoạn này, thiết lập kế hoạch kĩ lưỡng và chi tiết sẽ giúp cho việc xây dựng thực hiện công việc đạt được hiệu quả cao, nếu không thực hiện, không xây dựng thì kết quả công việc sẽ vô cùng mờ nhạt. 

2. Xác nhận rõ bản chất

Sau khi bạn hiểu rõ được mục tiêu, mục đích của công việc thì điều tiếp theo các bạn phải mô tả được “bức tranh toàn cảnh” công việc mà mình cần thực hiện. Rất nhiều người nghĩ rằng sau khi phần đầu tiên kết thúc thì có thể bắt tay vào làm, thực ra quan niệm này không sai nhưng cũng chẳng hề hoàn toàn đúng. Bởi vì sau khi hiểu rõ mục tiêu, để bản thân nắm bắt được những điểm mấu chốt một cách hiệu quả thì trước tiên bạn phải xác nhận toàn diện nhiệm vụ được giao, đó gọi là phương pháp “xác nhận rõ bản chất” công việc. 

Cái gọi là bức tranh đầy đủ là "thời gian và đặc thù công việc cá nhân". Hãy gắn chặt nhiệm vụ của bạn với mục tiêu và mô tả thời gian và đặc điểm của nhân sự. Điều này sẽ làm tăng xác suất thành công của bạn thêm 10%, bởi vì sau khi bức tranh đầy đủ được vẽ ra, sự lo lắng của bạn sẽ giảm., Vấn đề là ở đây, nếu nó là một cái gì đó thiếu kinh nghiệm, làm thế nào để mô tả nó? Thực ra điều này không quan trọng, vì thứ bạn muốn vẽ là bản thiết kế ban đầu trong đầu bạn, khi chơi map Age of Empires, khi bạn mới bắt đầu chơi, bạn sẽ mở toàn bộ bản đồ thế giới trong game hay chỉ bản đồ lãnh thổ hiện tại của bạn ? 

Vì vậy, có một chìa khóa ở bước này, đừng quá cẩn thận, hãy tìm kiếm kết quả trước rồi mới đến chi tiết. Người lập kế hoạch đã thực hiện tối ưu hóa quá mức các chi tiết ở đây và kế hoạch kết quả không thể được sử dụng, bởi vì tối ưu hóa tại thời điểm này có thể là ảo tưởng. Tại thời điểm này, miễn là tối ưu hóa có thể đạt được chi tiết của kết quả theo từng giai đoạn.

3. Bắt đầu hành động sớm

Nếu bạn là một người không lập kế hoạch, bạn sẽ rất vui khi xem bước này, đúng vậy, phương pháp này nhấn mạnh đến hành động, nhưng đây cũng là nơi dễ mắc sai lầm nhất đối với những người không lập kế hoạch. Bởi vì sự nhấn mạnh ở đây là "hành động sớm hiệu quả". Tôi đã thấy qua vấn đề của những người làm việc hiệu quả. Nếu bạn thường xuyên làm nhiều việc mà vẫn không được thì có thể do bạn không thực hiện sẽ “lạc mục tiêu”, “tối ưu hóa chi tiết quá mức”, “mất trật tự”. Dựa trên kinh nghiệm làm việc và lãnh đạo của bản thân, miễn là các ưu tiên của các mục tiêu bị đảo ngược, kết quả của bạn có thể hoàn toàn khác. Vậy thì làm thế nào để nắm bắt được trình tự chính xác của công việc thực sự phụ thuộc vào việc các kỹ năng cơ bản của bạn? Đầu tiên là cần thực hiện phương pháp "bắt đầu từ kết thúc" và "xác nhận bản chất". Ở đây, bạn đang sử dụng quy tắc tám mươi hai để tìm ra chìa khóa. Vì vậy, hành động sớm ở đây không chỉ là lên kế hoạch mà còn cần chuẩn bị thực hiện  mọi việc. Thực hiện mọi việc sớm là rất quan trọng, nhưng điều quan trọng là làm sớm "những việc ưu tiên". Hầu hết kết quả của bạn đến từ một số triển khai của bạn.

4. Xây dựng hệ thống 

Loại thứ 4 là kỹ năng cơ bản, nguyên nhân khiến nhiều người làm việc chậm là do họ chưa đủ kỹ năng, tức là kỹ năng cơ bản chưa tốt, sau đây tôi sẽ chia sẻ với các bạn những kỹ năng cơ bản nào cần phải rèn luyện và trở thành một hệ thống.

Nghe, nói, đọc và viết

Phần lớn công việc của bạn thực sự bế tắc ở phần nghe, nói, đọc, viết. Ví dụ, tôi có thể chỉ mất 30 phút để viết một bài báo và tối đa mất một giờ để chỉnh sửa bản thảo. Đó là do tôi đã tích lũy được viết trong một thời gian dài. Nhưng nếu bạn không thành thạo trong việc viết ý tưởng và công cụ, bạn có thể mất từ ​​3 đến 4 tiếng đồng hồ để viết một bài báo thì làm sao có hiệu quả được, dù tốt đến đâu thì 3 hạng mục trên cũng không thể đạt được hiệu quả.

Báo Liên Bàn (Báo cáo - Liên lạc - Bàn luận)

Báo chí thực chất là một phương thức giao tiếp, tức là “đưa tin, liên hệ và thảo luận”. Nói một cách đơn giản là hãy báo cho cộng tác viên liên quan, khi có thay đổi nên liên hệ để thông báo và bàn bạc, điều này có thể giảm bớt sự bất ngờ. Nếu bất ngờ tốt thì sẽ gây bất ngờ. Nếu không tốt , thì nó là như vậy.

Gieo trồng thân thiện

Đúng vậy, nó có nghĩa là lan tỏa sự thân thiện với những người xung quanh, bởi vì sẽ có lúc trong cuộc sống bạn có thể cần đến những kỹ năng hoặc kinh nghiệm của người khác để cộng tác, hợp tác làm việc cùng với sự hỗ trợ họ, thì điều đó phụ thuộc vào hệ thống hỗ trợ  mà bạn thường xây dựng bởi sự thân thiện với mọi người.

DRY(Don’t repeat yourself) Không để bản thân lặp lại

Đây là điều quan trọng nhất trong cách phương pháp  này. Bạn thường có thể áp dụng  một số thứ để có thể tăng tốc khi đọc và sử dụng chúng. Đây là kỹ năng cơ bản thông thường. Hãy lấy bản thân làm ví dụ. Nếu tôi cần lặp lại điều tương tự . Nhiều hơn ba lần, tôi chắc chắn sẽ thiết lập một bộ quy trình tiêu chuẩn, cũng có thể giảm tỷ lệ lỗi.

Ví dụ, tôi có một công thức để viết, vì vậy tôi sẽ lập bảng, khi tôi muốn viết trong tương lai, chỉ cần tôi mở biểu mẫu và bắt đầu điền, thao tác bắt đầu sẽ nhanh hơn nhiều và bạn có thể thực hiện công việc dễ dàng và nhanh chóng

Kết luận 

Tôi đã chia sẻ rất nhiều phương pháp với bạn, nhưng điều quan trọng là bạn có tiếp tục triển khai nó hay không, hãy cùng nhau tóm tắt trước khi kết thúc nhé: 

Phương pháp số 1: Bắt đầu từ kết thúc: định hướng lại mục tiêu, chia thành các mục tiêu nhỏ.

Phương pháp số 2: Xác nhận bản chất: Mô tả đầy đủ các tính năng trong quá trình nhân sự, đừng quá cẩn thận, hãy tìm kiếm kết quả trước khi tối ưu hóa

Phương pháp số 3: Hành động sớm: Hiểu các điểm chính và thiết lập các ưu tiên, và hành động sớm, nhưng không phải tất cả các hành động, mà là các ưu tiên chính.

 

Phương pháp số 4: Thiết lập hệ thống: Các kỹ năng cơ bản, nghe, nói, đọc, viết chiếm 60% lý do vì sao  hiệu quả của bạn bị tắc nghẽn. Biết cách tăng tốc độ cộng tác giữa các tờ báo và chi nhánh. Thông thường, bạn nên seeding thân thiện, tăng cường hệ thống hỗ trợ và ghi nhớ thô (ghi nhớ ý chính) để mô-đun hóa những gì bạn cần phải làm.

Đọc xong bài viết hướng dẫn mà bạn vẫn chưa biết làm thế nào để bắt đầu kiếm tiền online thì hãy tham gia kết bạn zalo ngay, sẽ có người giải đáp và chỉ cho bạn nhiều thông tin tài chính hơn.

Similar

Recommend